Events die inspireren en uitblinken

“Ik ga vanmiddag naar de bijeenkomst ‘Verder Professionaliseren’. Ik hoop dat het wel leuk is, want op de uitnodiging stond niet zoveel.” Deze zinnen kunnen geregeld worden uitgesproken door leden die naar uw bijeenkomsten komen.

Wat is de realiteit? Waarschijnlijk is het zo dat iemand elke week kan kiezen uit meerdere bijeenkomsten die allemaal nuttig en aantrekkelijk zijn. Als vereniging of stichting heb je dus enorme concurrentie om tijd te krijgen van uw leden. De events die de vereniging organiseert moeten gewoon top zijn. Inspirerend, aantrekkelijk, boeiend, nuttig en to the point. Zo maar even iets organiseren zonder te streven naar de top is niet meer voldoende.

Het woord ‘hostmanship’ zien wij steeds vaker. Het begrip wordt ook steeds belangrijker. Als gastheer moet jij moet ervoor zorgen dat alle leden perfect worden ontvangen en begeleid. Ze moeten zich zeer welkom voelen. Arthur Dallau, directeur van de NVVB, de Nederlandse Vereniging Voor Burgerzaken, is het schoolvoorbeeld van een jonge moderne verenigingsdirecteur, die perfect weet hoe je dit moet doen en hoe belangrijk hostmanship is. Een logisch onderdeel van ‘dienend leiderschap’ voor je leden. Deze leidraad moet je vasthouden. Jij bent er immers voor je leden en niet andersom. Dallau zegt: “Hostmanship is een investering in het onderscheidend vermogen van uw vereniging!”

Een investering die zich vertaalt in betrokken medewerkers en leden die zich serieus genomen voelen. Je welkom voelen is als een warm bad. Voorbeelden zijn eenvoudig en wij zouden een half boek kunnen vullen maar hier zijn er een paar:

  • Een programma-flyer van die dag speciaal voor jou met jouw naam erop.
  • Een koekje met ice-topping waarop het logo van de vereniging staat als cadeautje voor thuis. Jij was er immers niet en daar bedank je het thuisfront voor.
  • Personen die alleen staan worden direct aangesproken en in contact gebracht met andere leden. Zo voorkom je ook dat nieuwelingen zich onwennig en onwelkom voelen.

Events die inspireren moeten voldoen aan hoge standaarden. Het is onvoldoende om alleen een paar inspirerende sprekers te hebben. De hele aankleding moet aantrekkelijk zijn, de logistiek perfect. Het is onvergeeflijk als leden langer dan 30 seconden moeten wachten op hun koffie. Creëer veel koffiepunten en denk ook aan de beschikbaarheid van smoothies. Een bitterbal is natuurlijk prima, maar wees modern en serveer ook bijvoorbeeld broccoli met een dipsausje en frambozen. Make it special, make it fun.

Ik bezocht het jaarcongres van de ABU. Daar verscheen een filmpje van een drone op het scherm en we zagen de locatie en onszelf in de zaal zitten terwijl de drone rondvloog. Daarna kon je in de pauze zelf een drone besturen. Gewoon eens proberen. Ik heb Jurriën Koops, directeur van de ABU, daar mijn complimenten voor gegeven. Iedereen sprak er over en het was een van de aantrekkelijkste en leukste onderdelen van de middag. De ABU organiseert zeer inspirerende bijeenkomsten! Chapeau.

Kort samengevat: events die uitblinken hebben een totale ervaring die van begin tot eind anders en beter is. Elk detail heeft aandacht gekregen en bezoekers staan centraal. Hun beleving is de drijveer van het event.