70% leden betrokken lastige pensioendiscussie

KNB weet bijna 70% van leden te betrekken bij lastige pensioendiscussie

Bijna zeventig procent van alle leden van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie heeft vorig jaar deelgenomen aan een online onderzoek over hun pensioenregeling. Dat is ongekend veel. Zeker gezien dit doorgaans weinig populaire onderwerp. Het resultaat bewijst de kracht van een geolied team waarin professionals van de vereniging en externe deskundigen nauw samenwerken.

Nederlandse notarissen zijn wettelijk verplicht aangesloten bij een beroepspensioenfonds. Dat geldt voor notarissen met een eigen praktijk en voor notarissen in dienst bij zo’n praktijk, in jargon de ‘kandidaat-notaris’ genoemd. Is een dergelijke verplichte pensioenregeling nog wel van deze tijd? Zouden notarissen, net als bijvoorbeeld advocaten, hun voorzieningen niet liever zelf regelen? Op die vraag wilde de KNB een antwoord krijgen van haar leden. Er moest een representatief onderzoek komen. Pensioenen is echter geen onderwerp waarin velen zich spontaan verdiepen. Ook notarissen niet. Het is ingewikkeld en zeker voor veertig-minners doorgaans een ‘ver van mijn bed’-show. Alle pensioenfondsen ervaren hoe lastig het is de deelnemers te bereiken. Laat staan ze te motiveren mee te doen aan een (niet-bindend) onderzoek.

Draagvlak

Verschillende gerenommeerde onderzoeksbureaus waarschuwden de KNB. Een online onderzoek levert doorgaans een lage respons op. Met vijftien tot twintig procent mag je in je handen knijpen. Sommige deskundigen vonden dat zelfs aan de hoge kant. Met ruim 3000 leden is dat echter geen beletsel om van een verantwoorde streekproef te kunnen spreken. De KNB keek er toch iets anders tegenaan. Binnen een vereniging is statistische representativiteit wat anders dan een zo breed mogelijk draagvlak. Zoveel mogelijk leden moeten zich herkennen in de uitkomst. Daarnaast was er angst voor een ‘Brexit-effect’: een ja/nee-keuze op basis van de onderbuik, niet gehinderd door kennis, maar wel met vérgaande gevolgen voor de gehele beroepsgroep. Als de verplichting vervalt, is iedereen namelijk zelf verantwoordelijk voor de oudedagsvoorziening, een nabestaandenuitkering bij overlijden en een arbeidsongeschiktheidsregeling. Bij de notarissen zijn die drie aan elkaar gekoppeld.

Ambitieus

Onderzoeksbureau Panteia in Zoetermeer durfde als enige van de uitgenodigde partijen een streefgetal van 50% te noemen. Erg ambitieus, vonden velen. Op basis van ervaring zou dat haalbaar moeten zijn, meenden de onderzoekers. Met goede begeleiding en intensieve communicatie als randvoorwaarden. Dat sprak de KNB aan. Het werd uiteindelijk meer dan 70%. Een record, ook voor Panteia. Niet alleen was het aantal deelnemers groot, de verschillende deelgroepen (zoals leeftijdscategorieën) waren mooi gelijkmatig vertegenwoordigd. Ook de jongere leden toonden zich actief. Het onderwerp pensioenen bleek te leven. Of beter: bleek levend te maken. Door een mix van informatie over de inhoud en communicatie over het belang van deelname aan het onderzoek logden de notarissen massaal in op hun computer of tablet om hun mening kenbaar te maken.

Projectorganisatie

Vanaf het begin koos de KNB voor een projectaanpak, naast de reguliere activiteiten, maar wel gebruik makend van de bestaande infrastructuur. De organisatie werd uitbesteed aan Versterking, de organisatie die gespecialiseerd is in het ondersteunen en versterken van verenigingen. Zij deed de voorselectie van onderzoeksbureaus, coördineerde alle activiteiten, bewaakte de tijdsplanning, afspraken en budget, en leverde een belangrijk deel van de communicatiekracht, als aanvulling op de afdeling communicatie van de KNB. Voor de inhoudelijke kennis werd een onafhankelijke pensioendeskundige en -adviseur ingeschakeld. Het (kleine) projectteam stond onder leiding van de directeur van de KNB en kwam tweewekelijks bij elkaar. Een stuurgroep met enkele bestuursleden en een afvaardiging vanuit de ledenkring adviseerde het projectteam. De KNB-voorzitter werd gedurende het hele traject voortdurend geïnformeerd. Hij speelde een belangrijke rol bij het bereiken en motiveren van de leden door middel van een persoonlijke brief aan allen en aandacht voor het onderwerp in bijeenkomsten en zijn wekelijkse columns.

Zes pijlers

Welke lessen kunnen anderen uit de ervaringen van de KNB trekken? Een eerste analyse leert dat de hoge respons een gevolg is van een combinatie van factoren. Noem ze de zes pijlers onder het succes. De eerste is consequente aandacht. Gedurende de looptijd van het project – een klein half jaar – heeft de KNB in al haar reguliere communicatieve uitingen aandacht besteed aan het onderzoek. Steeds met een andere invalshoek en nieuwe informatie. Het mocht de leden niet ontgaan dat het om een belangrijk onderwerp ging. Zo was er consequent elke week een bericht in de nieuwsbrief en werd een discussie geïnitieerd via een actieve LinkedIn-groep.
Een tweede pijler is uitleg in begrijpelijke bewoordingen. Een open deur, maar niet te onderschatten arbeidsintensief. Op de website van de KNB verscheen een lijst met zo’n zestig vragen en antwoorden. Geen jargon, geen juridische formuleringen, maar ingewikkelde materie tot de kern teruggebracht. Niet genoeg om het naadje van de pensioenkous te kennen, maar wel om verantwoord een keuze te kunnen maken. Dit was een intensieve coproductie van de inhouds- en communicatiedeskundige.

Kennis en inzicht

Twee klankbordgroep bijeenkomsten onder leiding van het onderzoeksbureau vormen een derde waardevolle factor. Gedurende een aantal uren zijn de deelnemers bevraagd over het onderwerp pensioenen om daarna met elkaar in gesprek te gaan. Zo ontstond een beeld over het kennis- en inzichtniveau van de doelgroep. Hierop kon de vraagstelling van het online onderzoek worden vastgesteld. Afgesproken was namelijk dat de raadpleging verder zou gaan dan de simpele vraag ‘doorgaan of stoppen met de verplichte pensioenregeling’. Het onderzoek moest ook inzicht geven in de mate van kennis waarop de keuze was gebaseerd. Verder konden de deelnemers suggesties voor aanpassing van de pensioenregeling geven.
De vierde pijler vier is ver doorgevoerde doelgroep communicatie in combinatie met een strakke regie. Uitgangspunt was het gebruik van zoveel mogelijk bestaande communicatiemiddelen, uit het oogpunt van kosten en bekendheid bij de beroepsgroep. Het pensioenonderzoek kwam aan de orde op het NotarisNet, in het Notariaat Magazine, in voorzittersbrieven en tijdens ledenbijeenkomsten. Op zich allemaal niet opzienbarend, maar door herhaling, andere vormen, continu aandacht, veel beelden en veel diverse kanalen in een goede onderlinge samenhang en slimme timing was wel een wezenlijke factor.

Clips, folder, webinar

Op basis van adviezen vanuit stuur- en klankbordgroepen werden aan het bestaande pallet aan middelen enkele nieuwe toegevoegd. Er kwamen vier korte, eenvoudige videoclips met aandacht voor het onderzoek en achtergronden van de keuze. Deze werden via e-mail naar de leden gestuurd. Verder bleek er behoefte aan een folder die alle informatie nog eens samenvatte en verwees naar relevante websites. Tot slot verzorgde het projectteam een webinar met een recordaantal deelnemers. Na afloop daarvan kregen alle vragenstellers persoonlijk antwoord van de pensioendeskundige.
Een vijfde succesfactor is de permanente evaluatie en bijsturing vanuit het projectteam. Aan de communicatie lag weliswaar een plan ten grondslag, maar dit werd op basis van signalen en metingen keer op keer bijgesteld. Elke bijeenkomst werd besproken welke inhoudelijke verduidelijkingen gewenst of noodzakelijk waren. Hiervoor werd constructief samengewerkt met het Pensioenfonds van het notariaat. Het lastige was, dat de leden werd gevraagd naar hun mening over de verplichting en niet over de inhoud van de regeling of de prestaties van het fonds. In de perceptie van velen zijn deze echter lastig te scheiden.

Eigen portomonee

Misschien is de zesde pijler nog wel het belangrijkst geweest voor de massale deelname aan het onderzoek: de vertaling van de keuze voor of tegen de verplichte pensioenregeling naar ieders eigen portemonnee. Wat betekent voortzetting of stopzetting voor de financiële vooruitzichten op korte en lange termijn? Hoeveel heb je nu en straks te besteden? En wat vind je belangrijk? Iedere (kandidaat-)notaris betaalt jaarlijks een niet onaanzienlijk bedrag aan premie. Het is goed na te denken of je zelf sturing wilt geven aan die uitgaven of niet. Het loont om na te gaan wat de consequenties zijn van de huidige regeling en alternatieven. De projectgroep maakte rekenvoorbeelden. Daaruit kwam naar voren dat het voor sommigen financieel gunstig is als de verplichting blijft bestaan, maar voor anderen juist niet. Dat vertaalde zich in de kernboodschap: laat het besluit over je eigen financiële situatie niet over aan anderen en doe mee met het onderzoek.

Samenwerking

De optelsom van al deze elementen heeft geleid tot een betrokkenheid van de KNB-leden bij een doorgaans impopulair onderwerp die tevoren weinigen voor mogelijk hielden. Met als bindend element de soepele samenwerking binnen het projectteam, tussen de KNB-mensen en de externen. Iedereen was er voortdurend op gespitst dat de vooraf afgesproken neutraliteit in teksten en uitgaven overeind bleef. Op geen enkele wijze wilde de KNB sturend zijn in de uitkomsten van het onderzoek. Er werd gewikt en gewogen, zonder dat de vaart verloren ging.
Nieuwsgierig geworden naar de uitkomst van het onderzoek? Iets meer dan de helft van de KNB-leden wil de verplichte pensioenregeling handhaven, een derde wil ervan af en een zesde geeft aan op dit moment nog geen keuze te kunnen maken. De KNB zal in haar beleid recht doen aan deze uitkomst. Met 70% van de leden die zich actief heeft uitgesproken, is er over draagvlak in elk geval geen discussie.

Projectgroep

De projectgroep bestond uit: directeur KNB Hans Kuijpers en manager belangenbehartiging en communicatie KNB Hens Meengs; Diana Dutilh, adviseur en pensioendeskundige bij Dutilh&Bloys; René Vogels van onderzoeksbureau Panteia; en namens Versterking Antoon Scheffers (projectcoördinatie), Paul Wouters (communicatie) en Daan Hoogendijk (strategisch adviseur.).