NVLF: goede analyse van opgeslagen gegevens verbetert je vereniging

Meer inzicht in wat leden bezighoudt, verbetering van de effectiviteit van je organisatie en daardoor een optimalisatie van de dienstverlening aan je leden. Dat is in een enkele zin samengevat de opbrengst van het Toekomstprogramma Managementinformatie voor de Nederlandse Vereniging voor Logopedie en Foniatrie (NVLF) in de ogen van verenigingsmanager Boudewijn de Ridder.

Inzicht, effectiviteit, optimalisatie… het klinkt mooi, maar ook heel abstract. Een voorbeeld maakt het duidelijk. De NVLF heeft veel contacten met leden. Ze bellen, mailen, komen naar bijeenkomsten en lezen de nieuwsbrief. In het ledensysteem worden die contactmomenten geregistreerd. Een systematische analyse van die gegevens door handige toepassing van software leidt tot nuttige inzichten. Je krijgt te zien hoeveel en welke leden de weg naar de vereniging weten te vinden, wat hen bezighoudt, hoe vaak iemand contact opneemt en wat de aard van de vragen is. Met die kennis kun je de organisatie optimaliseren. Waar moet ik meer energie in stoppen om zaken duidelijker te maken, waar liggen pijnpunten, hoeveel medewerkers zijn nodig om de ledentelefoon te bemensen en wat is het gewenste profiel van die collega’s? Dat alles niet op basis van een natte vinger of op gevoel, maar gestaafd door de feiten.

Trends

Boudewijn de Ridder: “Die informatie helpt mij bij de leiding over het verenigingsbureau, maar ook in gesprekken met het bestuur, de Ledenraad en de leden over de aandacht die de NVLF aan thema’s moet besteden. Door een goed gebruik van reeds opgeslagen gegevens, krijgen we een veel beter beeld en kunnen we trends afleiden.” Het Toekomstprogramma Managementinformatie leert die gegevens uit de systemen te halen, ze te interpreteren, ermee aan de slag te gaan en daardoor de verenigingstaken beter uit te voeren.

Team

Het resultaat werd bereikt na zeven sessies, verdeeld over vier tot vijf maanden. Onder leiding van specialisten van Versterking ging het team van de NVLF aan de slag. Dat bestond uit medewerkers van verschillende afdelingen van het bureau, van ledenservice en communicatie tot beleidsadviseurs. Iedere keer werd gezamenlijk een deel van de route naar meer inzicht afgelegd. Bij de start was het nog niet voor iedereen duidelijk waartoe de weg zou leiden. Gaandeweg werd dat steeds duidelijker en groeide het enthousiasme. Als advies geeft Boudewijn de Ridder anderen mee: “Bereid je team goed voor op het doel. Maak te behalen resultaten concreet. En geef aan dat de verkregen inzichten ook waardevol zijn om je eigen werk te verbeteren.”

Enthousiast

Tijdens het traject is gebruik gemaakt van software die de verkregen gegevens visualiseert. De Ridder is enthousiast: “We hebben met elkaar een document samengesteld van 57 pagina’s met grafieken en diagrammen, waardoor we nu op feiten gebaseerde uitspraken kunnen doen over onze dienstverlening aan de leden. Dat helpt ons zo goed mogelijk aan te sluiten op de behoeften.” Hij herkent het beeld dat in iedere vereniging bepaalde geluiden sterker klinken dan andere, met het gevaar dat ze je op het verkeerde been zetten. “Met goede managementinformatie neem je beslissingen die gestoeld zijn op de feiten.”