Twintig ideeën voor succesvolle bijeenkomsten

De Amerikaanse koepel van verenigingen – American Society of Association Executives – heeft twintig ideeën op een rij gezet om bijeenkomsten succesvoller te maken. Het doel is om de actieve bijdrage van leden aan evenementen te verhogen. Dat kan bijvoorbeeld door ze interactiever te maken. De ideeën zijn niet allemaal wereldschokkend, maar we vinden het toch nuttig ze te delen.

  1. Luister goed en gemeend naar je deelnemers, vraag om feedback en laat zien dat je er wat mee doet.
  2. Behandel deelnemers als hooggewaardeerde gasten. Voorkom kleine punten van irritatie. Geef heldere informatie over praktische zaken als route, parkeren, koffie en catering.
  3. Gebruik wandelgangen, de hal of het podium van locaties. Subgroepjes hoeven niet p se elk een eigen ruimte te hebben.
  4. Haal programma-ideeën op bij je deelnemers; gebruik het idee van crowdsourcing.
  5. Beloon mensen die actief meedenken en geef ze bijvoorbeeld een sticker op hun badge.
  6. Maak ambassadeurs van deelnemers; werk met buddies voor nieuwkomers of laat deelnemers gratis iemand meebrengen.
  7. Ga vooraf in gesprek met deelnemers, stuur een speciale nieuwsbrief en start een platform voor deelnemers.
  8. Bespreek met zakelijke partners van je vereniging wat hun doelen zijn bij het evenement en hoe je ze daarbij kunt helpen.
  9. Maak het partners gemakkelijk (‘ontzorg ze’): bied ze bijvoorbeeld ‘turn key pakketten’ aan, zodat ze gemakkelijk kunnen deelnemen.
  10. Positioneer de beurs met partners als het netwerkplein en de plek om nieuwe ideeën op te halen.
  11. Zet actieve leden in, vraag aan iedereen in de vereniging om advies en ideeën.
  12. Zorg voor verrassingen tijdens de bijeenkomst; maak niet alles tot in detail vooraf bekend.
  13. Laat je niet leiden door deadlines: geef detailinformatie over het programma in een app en geef in print de hoofdlijnen en relevante achtergrondinformatie.
  14. Bedenk hoe deelnemers een gedrukt programmaboekje kunnen gebruiken na het evenement, geef bijvoorbeeld tips, tools of oefeningen.
  15. Maak het zo gemakkelijk mogelijk om ideeën mee te nemen, bijvoorbeeld door er een foto van te maken.
  16. Geef deelnemers af en toe vrij om op adem te komen of even na te denken.
  17. Achterhaal wat deelnemers het evenement echt waard vinden. Laat bijvoorbeeld een deel van de deelnemers betalen wat zij vinden dat het evenement waard is.
  18. Houd rekening met verschillende typen mensen. Evenementen zijn vaak afgestemd op extroverte deelnemers.
  19. Laat perfectie niet je vijand worden, goed is ook goed.
  20. Plezier is noodzakelijk. Natuurlijk wil je er een geweldig evenement van maken, maar het moet ook leuk zijn om eraan te werken.

Met dank voor het gebruik aan De Nederlandse Associatie (DNA).