COVID-19 bracht het hybride werken in een stroomversnelling. Het combineren van thuis en op kantoor werken bleek kansen en voordelen met zich mee te brengen. Denk bijvoorbeeld aan een betere balans, vermindering van de fileproblematiek en minder werk interrupties (bijvoorbeeld door collega’s tijdens het werken aan een beleidsplan). Maar het hybride werken bracht ook uitdagingen met zich mee. Er zijn medewerkers die moeite ervaren met het gedeeltelijk thuiswerken, zoals mensen die klein wonen, alleenstaanden en medewerkers met kinderen. Wat hebben we tot nu toe van hybride werken geleerd en kunnen we toewerken naar een duurzame vorm?
In opdracht van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft Capgemini tien organisaties geïnterviewd over hybride werken. Het onderzoek bevat inspirerende lessen en concrete voorbeelden om collectief van te kunnen leren. In deze rubriek lichten we er een paar uit. Wellicht kan het je op weg helpen in de transitie naar (meer) hybride werken binnen jouw professionele vereniging.
Een betere werk-privé balans
Uit het onderzoek blijkt dat de werk-privé balans erop vooruit gaat. Het flexibel kunnen indelen van de agenda (in de mix met privé) is prettig, terwijl er ook ruimte is om collega’s te ontmoeten en samen te werken op kantoor. Tegelijkertijd kan hybride werken zorgen voor een gevoel van altijd bereikbaar moeten zijn wat ‘druk’ met zich mee kan brengen. Voordeel: meer tevreden medewerkers terwijl de organisatie goed draait.
Tip/inspiratie: Maak heldere afspraken over bereikbaarheid en maak de verwachtingen hierin ook duidelijk.
Naar kantoor voor ontmoeting en co-creatie
De kantoren van de onderzochte organisaties worden aangepast aan het hybride werken. Er komen minder individuele plekken en meer samenwerkings- en teamruimtes. Daarnaast worden er hybride meetingruimtes ingericht, met de juiste techniek (denk aan goede audio en video faciliteiten) zodat er ook op afstand goed kan worden samengewerkt. Mensen blijken wel behoefte te hebben aan een vast “honk” op kantoor (een verdieping of gebied) omdat ze zich anders verloren voelen in het pand.
Tip/inspiratie: Je kunt je kantoor indelen in zones, zoals een ontmoetingszone, een stiltezone en een samen-werkzone. Voordeel: een stille plek geeft je de mogelijkheid om je inhoudelijke werk goed geconcentreerd te kunnen doen.
Een goede thuiswerkplek is een randvoorwaarde
Een open deur wellicht is een goede thuiswerkplek. Alle gesproken organisaties faciliteren hier op een bepaalde manier in. Dat wordt door medewerkers als een randvoorwaarde ervaren, maar ook als interesse van de werkgever in hun thuiswerk situatie. Dit is overigens ook in de wet vastgelegd als ‘zorgplicht’: ook als werknemers thuiswerken, moet de werkgever zorgen voor goede en veilige arbeidsomstandigheden voor zijn medewerkers. Tip/inspiratie: Een thuiswerkplek faciliteren kan met een vrij te besteden budget, maar bijvoorbeeld ook door het uitlenen van materialen zoals stoelen, bureau’s en schermen. Voordeel: het voorkomt fysieke klachten (zoals RSI, nek en-rugklachten).
Hybride samenwerking
Een belangrijke rol in de praktische uitwerking van het hybride werken is het team waarin je werkt; (nieuwe) werkafspraken zijn nodig om goede samenwerking mogelijk te maken. Sommige teams spreken alleen af wanneer ze elkaar op kantoor ontmoeten. Andere teams delen hun werklocatie (bijvoorbeeld door dit openbaar in de agenda te zetten) of spreken af welke werkzaamheden waar gedaan worden (meetings op kantoor, dingen thuis uitwerken).
Tip/inspiratie: Maak de afspraken op een zo laag mogelijk niveau in de organisatie zodat er veel flexibiliteit en vrijheid blijft bestaan voor de individuele medewerker. Voordeel: deze manier van samenwerken levert veel tijdwinst op.
Van controle naar vertrouwen
Een leidinggevende blijkt veel impact te hebben op de manier waarop een afdeling het hybride werken invult. De focus zal voor hem of haar verlegd moeten worden van controle naar vertrouwen. Het is een stuk lastiger om vinger aan de pols te houden in hoe het met iedereen gaat omdat ze hun medewerkers minder vaak zien.
Tip/inspiratie: Organiseer dagstarts met je team voor binding. Als je allemaal op kantoor bent, houd dan de dagstart op een plek met zitjes en koffie en laat mensen die niet op kantoor zijn inbellen. Voordeel: dit versterkt het teamgevoel en biedt steun.
